Kasulikke näpunäiteid
Soovituse projekti alustamisel
• Lepi ressursside kasutamises KIRJALIKULT kokku.
• Kui ressurss ära võetakse, anna ressursihaldurile võimalikust tekkivast probleemist KIRJALIKULT teada.
• Kui ressursihaldur ei leia lahendust, teavita võimalikust viivitusest kohe projekti juhtgruppi ja klienti.
• Kui sa näed, et projekti tegemiseks ei ole vahendeid, siis ära võta projekti vastu kartuses oma maine või töökoha pärast. Ebaõnnestunud projekt rikub mainet mitu korda rohkem.
Soovitused projekti teostamisel:
• Projektijuht on projektis autoritaarne isik. Tema otsustab ja vastutab. Ta võib keelduda projektist või ebareaalsetest eesmärkidest, kuid peab olema võimeline keeldumist põhjendama.
• Kogu infot ja jaga infot.
• Korralda nii palju koosolekuid kui vaja ja nii vähe kui võimalik.
• Jälgi projektiplaani ning teavita eelseisvast tööst asjaosalist ette 1 nädal, 3 päeva ja 1 päev. Seega tuleb meeldetuletus saata kolmel korral.
• Nii projektiplaani luues kui ka ülesannet andes küsi tegijalt, mida tal on etapi alustuseks vaja ja kas ta on selle kätte saanud. Projektijuht ise ei suuda kõike ette näha ja selliselt tegutsedes pole tegijal hiljem võimalik end halbade alustustingimustega välja vabandada.
• Pikema kestusega tööd tuleb alati osadeks jagada, nii säilib kontroll antud töö kulgemise üle.
• Kui projekt on ebaõnnestunud või on oht ebaõnnestuda, siis teavita sellest projekti tellijaid kohe. Otsi võimalusi alternatiivideks ja lõpeta vanade plaanide järgi töötamine. „Kui oled auku sattunud, ära edasi kaeva!“
• Projektiplaanis on kaks väga olulist osa: kriitiline ahel ja puhver. Kriitilise ahela tööd nõuavad suuremat tähelepanu ning puhver peab kuluma proportsionaalselt projekti kulgemisega. See tähendab, et näiteks projekti poole peal peab pool puhvrit olema alles.
• Ära mõista viivituste eest kedagi hukka. Projektijuht vaatab alati ainult ettepoole. Vigadest räägitakse projekti lõpus eraldi.
• Võta endale piisavalt aega, et asjad õigel ajal läbi mõelda. „Kõik, mis läheb hiljem kiireks, läheb kalliks!“
• Ära raiska liigselt aega vigade analüüsiks. Vaata, kas seisaku ajal saab alustada juba teise haru töödega.
• Kui on vaja kokku leppida tööde tähtaegu, paku ise kuupäev välja ja küsi, kas selleks ajaks jõuab. Vastasel korral pakub tegija väga pika tähtaja või ei paku seda üldse.
• Usu projekti edusse ja leia energiat. Pessimistlik projektijuht laseb projekti kohe põhja.
• Usalda end. Kõrvalt targutajaid ja süüdistajaid leidub alati. Samas on parimatel projektijuhtidel õigeaegselt lõppenud projektide osakaal umbes 10%. See tuleneb juba matemaatilisest tõenäosusest. Kui projektijuhil on see oluliselt suurem, siis võtab ta ilmselt iga asja jaoks liiga palju varuaega ja kulutab projektile tarbetult palju aega.
• Tegele iseenda arendamisega ja oma aja juhtimisega.
Projektis on kaks väga rasket aega: projekti alustamise esimene pool ja hetk enne projekti tähtaega.
Projekti alustamisel saavad analüütik ja projektijuht korraga suure koguse infot ja soove ning sellest selguse saamine nõuab tugevat pingutust.
Paar päeva enne projekti tähtaega on reeglina veel palju otsi lahtised ning inimestel tekib paanika. Olen ise näinud juhtumit, kus projektis osaleja, muidu väga rahulik inimene, hakkas päev enne tähtaega pilduma pliiatseid ja märkmikke, puhkes nutma ning saadeti kaheks nädalaks koju puhkama.
Reaalselt on aga mõlemad rasked perioodid pigem ettekujutuse vili ning asjad saavad kenasti korda. Tõsi, vahel tuleb vastu võtta ka light-versioon soovitud tulemusest.
Nojah, kõik must pesu pestakse niikuinii pärast projektijuhi seljal puhtaks… Lepi sellega!
Soovitused ajajuhtimiseks
Päeva planeerimine
• Võta päeva alguses endale viis minutit päeva planeerimiseks. Kohutavalt stressirohke on pidada meeles kõiki asju, mis kohe teha tuleb. Vaata üle nimekiri ja tee loetelu neist asjust, mida sa tõesti täna teed. Ülejäänud las ootavad. See nõks aitab hämmastavalt hästi ja kiirelt lühendada tegemata tööde nimekirja.
• Tee asju plokkide kaupa. Liida näiteks koosolekud esimesse päeva poolde, paberitööd teise. Nii oled psüühiliselt tööks paremini ette valmistatud ja asi sujub hästi.
• Jäta vähemalt 30 minutit päevas ka endale. Sõbrale helistamine, arve maksmine ja muu selline on meie igapäevane elu ja vajadusel arvestame selleks ka aja.
• Planeeri ajad varuga. Mõtle kogemistele ja kavanda asjad nii, et neil oleks ruumi. Planeeri neile ka 30% varu otsa.
• Tööd on erineva raskusega ja tark on teha neid siis, kui sul selleks kõige rohkem jaksu on. Kui sa särad hommikuti ja oled õhtul nagu lõpnud kana, siis tee rasked tööd hommikul. Kui hommikuti oled nagu uppunud allveelaev ja õhtult armastad ringi tuulata, siis planeeri tõsised tööd õhtuks.
Koosolekute juhtimine
• Reeglina võtavad koosolekud meilt väga suure osa ajast. Neid peetakse kõige kallimateks juhtimisvõteteks. Kui sa ise korraldad koosolekuid, siis alusta koosoleku eesmärgi sõnastamisest. Igal koosolekul on eesmärk. Ka lihtsalt info jagamise koosolekul on eesmärk anda edasi olulist infot või lihtsalt inimesi motiveerida. Kui ühtki eesmärki ei oska leida, siis jäta see ajaraiskamine ära.
• Koosta koosoleku päevakord ja saada see osalejatele. Nii on teistel aega mõelda koosoleku teemade üle ning koosolek kujuneb pigem kokkulepete sõlmimiseks, mitte aeglaseks mõtete veeretamiseks.
• Pärast koosolekut on hea hiljemalt ühe päeva jooksul saata osalejatele laiali ka koosoleku memo. Sageli saab aluseks võta koosoleku kokkukutsumisel saadetud päevakava ja täiendatakse seda vastu võetud otsustega.
• Alusta koosolekut “jää sulatamise” teemadega. Minut aega ilmast, teeoludest või parkimisest annab koosolijatele võimaluse leida ühised teemad ja tasandab osapoolte võimalikku vastasseisu.
• Võimaluse korral ära lase vastasleere istuda teineteise vastu. Sea nad segiläbi. Kui grupid istuvad koos, jääb grupis olijatele tunne, et neil on võimu rohkem, see takistab konstruktiivset vestlust.
• Külalisi ei panda näoga akna või lambi poole, sellest tekib "ülekuulamise" tunne.
• Pea kinni ajakavast! Alusta õigel ajal ja lõpeta kokkulepitud ajal. See hoiab inimesed distsiplineerituna päevakava juures.
Suhtlusvõrgud ja telefon
• Võta suhtlusvõrgus selge ja üheselt mõistetav nimi. Nii leiavad teised sind vajadusel üles.
• Märgi oma olek ausalt. Nii saavad teised arvestada, kas oled lõunal, väga hõivatud või töölt koju lahkunud.
• Meili teel või suhtlusvõrgustikus kirja saates anna aega vastata, ära helista kohe üle: “Kas said sõnumi kätte?” Tegelikult ei ütle vastus sellele küsimusele mitte midagi sisulist.
• Telefoniga vesteldes selgita kohe, kas teil mõlemal on aega pikemaks vestluseks.
• Pikka kõnet on hea lõpetada, lubades infot juurde hankida ja siis uuesti ühendust võtta või paludes kontaktil asja pisut uurida ja siis edasi vestelda.
Tööl käimine
• Planeeri oma kohtumised arukalt. Kui praegu võtab liikumine ühelt kohtumiselt teisele ja ummikutes seismine märkimisväärse aja päevast, katsu planeerida lähedalolevate asukohtadega koosolekud ühele päevale ja teine päev jäta täiesti kohtumistevabaks, nii-öelda töörahu ajaks. Ehk ei ole vaja isegi tööle sõita, sest tööl olev müra ei lase keskenduda ja töölesõidu aja saab kasutada väga efektiivseks mõttetööks.
• Tööl käimisest veel ühe kandi pealt. Kui töö sakib, kaaslased on magedad ja ülemus värdjas, kaalu töökohavahetust. Sa raiskad märkimisväärse aja oma elust tööl, kus oled õnnetu. Mõningane leplikkus on loomulik, kuid tea, et selliselt kaotatud aega kusagilt tagasi ei saa.
Töised probleemid
Väsimus. Väga sage aja raiskamine on väsinult töö tegemine. Kõige lihtsamgi asi võtab siis meeletu aja. Mõned lihtsad soovitused:
• Šokolaadis olevad ained tõstavad ajutiselt töövõimet. Jutt ei ole šokolaadis olevast suhkrust, see pigem rammestab.
• Söö üks kohupiim või mõni magustoit. Pisut suhkrut tõstab vere suhkrusisaldust ning aitab unisuse vastu. Samas teeb liigne kõhutäis uniseks, piisab topsist jogurtist või ühest õunast.
• Proovi teha 10-minutiline uinak.
• Tee üks väike jalutuskäik õues. Kehal on vaja värsket õhku ja ka päikest vitamiinide tootmiseks.
Toodud näpunäited on siiski ajutise iseloomuga ja enamasti tuleb edasilükatud uni hiljem ikka ära puhata.
• Töise ja isikliku elu segamine. Tee kindel vahe töisele ja isiklikule elule. Mõlemad vajavad aega. Hiinas on ütlus: “Igal inimesel peab olema kaks testamenti: üks, mis kirjeldab, mida materiaalset sa lastele jätad, ja teine, mis väärtused sul on ja mida sa tahad edasi anda.“ Katsu leida enda jaoks õige tasakaal töise ja eraelu vahel.
Lihtsaid näpunäiteid
• Suuremahulised dokumendid prindi välja. Paberikulu on suurem, kuid silm loeb paberilt diagonaalis kergemini ja ajavõit on mitmekordne.
• Kui tuju on paha ja stress kimbutab, tee või mõtle midagi erilist. Mine näiteks kööki ja viruta üks taldrik vastu põrandat puruks. Või kujuta ette, et ülemus, kes sind päeval sõimas, teeb sedasama, seistes lillelistes aluspükstes. Ainuüksi mõte ajab naerma ja teeb tuju paremaks.
• Võta vastu uusi väljakutseid. Projektijuhti ja head projektijuhti eristab ainult kogemus, kogemus ja veel kord kogemus!